การพิมพ์เอกสารอออกทางเครื่องพิมพ์

การพิมพ์เอกสารอออกทางเครื่องพิมพ์

รู้จักกับ Printer

          ก่อนอื่นควรทราบก่อนว่าพรินเตอร์ (Printer) ที่เราใช้มีคุณสมบัติเป็นอย่างไรบ้าง เช่น สามารถพิมพ์เอกสารได้กี่ขนาด มีความละเอียดสูงสุดเป็นเท่าใด ความเร็วของเครื่องพิมพ์เป็นอย่างไร มีวิธีใส่กระดาษแบบใดได้บ้าง ใส่ซองจดหมายได้หรือไม่ ฯลฯ การทราบคุณสมบัติของพรินเตอร์อย่างคร่าวๆ จะทำให้ลดปัญหาจากการพิมพ์ได้มาก

          พรินเตอร์ (Printer) เป็นอุปกรณ์ที่ใช้แสดงผลข้อมูลในรูปของกระดาษ ซึ่งพอสรุปเป็นประเภทใหญ่ๆ ได้ ดังนี้

1. เครื่องพิมพ์แบบดอทแมททริกซ์ (Dot Matrix) เป็นแบบเคลื่อนที่ในแนวราบ ใช้ได้กับงานเอกสารกราฟฟิก ตัวอักษรหรือรูปภาพจะสวยงามขึ้นอยู่กับหัวพิมพ์ มีแบบ 9 เข็มและ 24 เข็ม
2. เครื่อพิมพ์แบบเลเซอร์ (Laser Printer) ใช้ลำแสงเลเซอร์ในการพิมพ์ มีความคมชัดและมีความเร็วสูง
3. เครื่องพิมพ์แบบฉีดหมึก (Ink Jet) ใช้วิธีการพ่นหมึกให้เป็นจุดเล็กๆ อย่างรวดเร็วด้วยกระแสไฟฟ้า ให้ความคมชัดและสวยงาม

ตรวจสอบเอกสารก่อนการพิมพ์ด้วย Print Preview

          ก่อนการพิมพ์เอกสารทุกครั้งควรตรวจดูเอกสารก่อนว่ามีความถูกต้องสวยงามหรือไม่ การตรวจสอบเอกสารก่อนพิมพ์เป็นการลดความผิดพลาดและการสิ้นเปลืองกระดาษ โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. คลิกเลือกเมนู File เลือกคำสั่ง Print Preview (แฟ้ม > ตัวอย่างก่อนพิมพ์) หรือคลิกที่ปุ่ม 
2. ในขั้นตอนนี้ Word จะแสดงหน้าต่าง Printer Preview ซึ่งเราสามารถใช้เครื่องมือต่างๆ ได้ เช่น ปรับอัตราย่อขยายจอภาพ ดูเอกสารทีละหลายๆ หน้า ฯลฯ

     3.  หลังจากตรวจสอบเรียบร้อยแล้วให้คลิกปุ่ม Close (ปิด) เพื่อกลับไปยังหน้าต่างปกติของ Word

การสั่งพิมพ์อย่างรวดเร็วด้วยปุ่มบนแถบเครื่องมือ

          หลังจากตรวจสอบจาก Print Preview แล้วไม่พบอะไรผิดพลาด ต่อไปก็ถึงเวลาสั่งพิมพ์ วิธีหนึ่งคือการคลิกที่ปุ่ม  ซึ่งวิธีนี้เอกสารทุกหน้าจะถูกพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์

          วิธีสั่งพิมพ์ด้วยการคลิกที่ปุ่ม  สามารถพิมพ์เอสารได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องปรับแต่งอะไรมาก แต่มีจุดด้อยอยู่ว่าเราไม่สามารถเลือกพิมพ์เอกสารเป็นบางหน้าได้เลย และที่สำคัญหากเราติดตั้งพรินเตอร์ไว้หลายเครื่อง การสั่งพิมพ์วิธีนี้ Word จะส่งเอกสารทั้งหมดทุกหน้าไปยังพรินเตอร์ที่ถูกกำหนดเป็นพรินเตอร์หลักเสมอ เรียกได้ว่าเราไท่สามารถเลือกว่าจะให้พิมพ์ไปยังพรินเตอร์ตัวอื่นได้เลย

การสั่งพิมพ์โดยกำหนดเงื่อนไข

          เมื่อเรามีพรินเตอร์หลายเครื่องติดตั้งอยู่ในเครื่อง หรือต้องการพิมพ์เอกสารเป็นบางหน้า การสั่งพิมพ์ด้วยการคลิกที่ปุ่ม  นั้นทำไม่ได้ ต้องใช้วิธีดังต่อไปนี้

1. คลิกเมนู File เลือกคำสั่ง Print (แฟ้ม > พิมพ์) หรือกดแป้นคีย์บอร์ดปุ่ม <Ctrl + P>

     2.  เลือกพรินเตอร์ที่ต้องการสั่งพิมพ์ โดยเครื่องพิมพ์ที่เลือกต้องเชื่อมต่ออยู่กับคอมพิวเตอร์หรือระบบเครือข่ายที่ต่ออยู่
     3.   ระบุหน้าเอกสารที่ต้องการพิมพ์ โดยมีเงื่อนไขดังนี้
            - All (ทั้งหมด) เมื่อต้องการพิมพ์เอกสารทุกแผ่น
            - Current Page (หน้าปัจจุบัน) เมื่อต้องการพิมพ์เฉพาะหน้าที่มีเคอร์เซวอร์อยู่ในขณะนั้น
            - Page (หน้า) เพื่อกำหนดให้พิมพ์เอกสารบางหน้า โดยระบุหน้าไว้ในช่องหรือระบุเป็นช่วงก็ได้
     4.   ใส่จำนวนชุดที่ต้องการให้พิมพ์ไว้ในกรอบ Number of Copies (จำนวนสำเนา)
     5.   หากในขั้นตอนที่แล้วสั่งให้พิมพ์เอกสารหลายชุด ให้คลิกจนมีเครื่องหมายถูกในช่อง Collate (ทีละชุด) Word จะสั่งพิมพ์เอกสารจนหมดทุกหน้าก่อนแล้วจึงพิมพ์ชุดต่อไป หากเอาเครื่องหมายถูกออก Word จะพิมพ์เป็นหน้าๆ จนครบจำนวนชุดก่อนจึงพิมพ์หน้าถัดไป
     6.   คลิกปุ่ม OK

การย่อเอกสารให้พอดีหน้า

          การจัดเอกสารให้พอดีกับหน้ากระดาษถือเป็นสิ่งจำเป็นเพราะเอกสารจะดูสวยงาม น่าสนใจและไม่เปืองกระดาษ โดยวิธีลดขนาดทำได้ดังนี้

1. คลิกเลือกเมนู File เลือกคำสั่ง Print Preview (แฟ้ม > ตัวอย่างก่อนพิมพ์) หรือคลิกที่ปุ่ม 
2. คลิกที่ปุ่ม  (Shrink to Fit) เพื่อสั่งให้ Word ลดขนาด Font เพื่อจัดให้ข้อความจบลงพอดีกับหน้าสุดท้าย

เอกสารที่กำลังรอพิมพ์

          เมื่อเราสั่งพิมพ์ Word จะส่งข้อมูลไปให้ Windows เพื่อทำหน้าที่ติดต่อกับเครื่องพิมพ์ต่อไป หลังจากที่สั่งพิมพ์เราจะเห็นไอคอนรูปพรินเตอร์อยู่ที่ด้านล่างของหน้าจอ ต่อจากนั้นเมื่อรูปไอคอนหายไปนั่นหมายความว่า Windows ได้ส่งข้อมูลไปให้พรินเตอร์หมดแล้ว

วิธียกเลิกงานพิมพ์

          แม้ว่าเราได้สั่งพิมพ์เอกสารไปแล้ว หากเปลี่ยนใจไม่อยากให้พิมพ์ ให้ทำตามขั้นตอนดังนี้

1. คลิกที่ปุ่ม Start  จากนั้นให้เลือก Setting > Printer
2. ดับเบิลคลิกที่ไอคอนพรินเตอร์ที่ต้องการยกเลิกพิมพ์ หลังจากนั้นเราจะพบรายการคิวเอกสารที่ได้สั่งพิมพ์ไปแล้ว
3. คลิกที่เอกสารที่ต้องการยกเลิก หลังจากนั้นกดคีย์บอร์ด <Delete>

การหยุดพิมพ์ชั่วคราว

          เอกสารที่อยู่ในคิว สามารถสั่งให้หยุดพิมพ์ชั่วคราวได้ดังขั้นตอนต่อไปนี้ คือ

1. คลิกที่ปุ่ม Start  จากนั้นให้เลือก Setting > Printer
2. ดับเบิลคลิกที่ไอคอนพรินเตอร์ที่ต้องการยกเลิกพิมพ์ หลังจากนั้นเราจะพบรายการคิวเอกสารที่ได้สั่งพิมพ์ไปแล้ว
3. คลิกขวาที่เอกสารที่ต้องการให้หยุดพิมพ์ชั่วคราว
4. คลิกที่ Pause เพื่อสั่งให้หยุดพิมพ์เอกสารนี้ หลังจากเลือกคำสั่งจะมีเครื่องหมายถูหหน้าคำว่า Pause ทันที
5. หากต้องการพิมพ์ต่อ ให้คลิกปุ่มขวาที่เอกสารจากนั้นให้คลิกที่ Pause อีกครั้ง

ปัญหาที่มักเกิดกับการพิมพ์

          โดยทั่วๆ ไปการพิมพ์ที่ผิดพลาดมักไม่ค่อยเกิดจาก Word แต่มักเกิดจากตัวพรินเตอร์และการติดตั้งพรินเตอร์ใน Windows ไม่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ติดตั้งพรินเตอร์ผิดรุ่น การเลือกแหล่งกระดาษผิดตำแหน่ง ฯลฯ

          อีกปัญหาหนึ่งที่พบมากคือ หากเราได้ยกเลิอกงานพิมพ์ไปแล้ว แต่พรินเตอร์ยังคงไม่หยุดพิมพ์และพิมพ์ข้อมูลที่ผิดพลาดออกมา ควรกดปุ่มยกเลิกพิมพ์ (ซึ่งอยู่บนพรินเตอร์) แต่หากพรินเตอร์ยังคงพิมพ์ข้อความขยะออกมาอีกก็ควรปิดเครื่องพรินเตอร์แล้วจึงค่อยเปิดขึ้นมาใหม่

          ในกรณีที่ติดตั้งพรินเตอร์หลายรุ่น หากในขณะสั่งพิมพ์เลือกพรินเตอร์ผิดตัว ข้อมูลที่ออกมาทางพรินเตอร์มักไม่ถูกต้อง โดยมากจะได้ข้อมูลขยะออกมา หากเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ควรยกเลิกการพิมพ์ทันทีและควรปิดพรินเตอร์เพื่อล้างข้อมูลด้วย

          ปัญหาเรื่องของการพิมพ์ยังมีอีกมาก ขึ้นอยู่กับยี่ห้อและรุ่นของพรินเตอร์ ทางที่ดีหากมีปัญหาเรื่องการพิมพ์ควรเปิดดูคู่มือหรือโทรศัพท์ถามผู้ผลิตโดยตรงก็จะเป็นทางเลือกก็จะเป็นทางเลือกที่ดีที่สุด